Автоматизация рабочих процессов — это подход к автоматизации различных бизнес-процессов, рабочих процессов и заданий компании с минимальным вмешательством человека. Для автоматизации рабочих процессов используется программное обеспечение, позволяющее создать серию автоматизированных действий по реализации этапов бизнес-процесса, что помогает командам эффективно и единообразно выполнять задачи.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов распределяет задания и данные между сотрудниками и системами на основе заранее определенных правил и триггеров. Например, когда в одной системе задание отмечается как выполненное, его можно автоматически отправить следующему исполнителю, и при этом обновить дашбоарды. Это экономит время по сравнению с ручной передачей и сокращает количество ошибок.

Чтобы приступить к автоматизации, выполните следующие действия.

1. Изучите текущий рабочий процесс, собрав информацию о потоках заданий между командами. Сосредоточьтесь на понимании того, как происходит запуск проектов, каковы критерии выполнения задания, как выглядит объем работы и каковы причины возникновения узких мест. Определите, что приводит к созданию и изменению каждого задания.

2. Визуально изобразите рабочий процесс, чтобы определить неоптимальные участки. Создайте черновик рабочего процесса, чтобы выделить точки разбивки. Позвольте многофункциональным командам совместно поработать над улучшением черновика и выявлением непродуктивных методов.

3. Определите задания, для которых требуется интегрировать данные из других систем, и проверьте, поддерживает ли их программное обеспечение для рабочих процессов. Рассмотрите возможность корректировки рабочего процесса в соответствии с требованиями к интеграции, например разделения заданий на более мелкие подзадачи.

4. Устраните недостатки рабочего процесса, включая проблемы взаимодействия и просроченные задания. В качестве примеров можно привести введение мер обеспечения подотчетности по заданиям или уточнение передаваемой системной информации.

5. Сформируйте рабочий процесс в программном обеспечении для автоматизации, описав каждое задание и назначив роли пользователей. В зависимости от потребностей команды сделайте процесс более наглядным с помощью диаграмм Ганта, карт процессов, календарей и т. д.

6. Создайте автоматические триггеры и действия, чтобы оптимизировать повторяющиеся задания. Настройте наборы правил автоматизации под свои уникальные потребности или используйте готовые варианты.

7. Постоянно тестируйте и оптимизируйте автоматизированный рабочий процесс для устранения проблем. Определите параметры продуктивности и ключевые показатели эффективности для мониторинга производительности. Используйте дашбоарды, чтобы поддерживать наглядное общее представление о прогрессе и блокерах.

8. Обучите команду новому автоматизированному рабочему процессу с помощью практических демонстраций. Подготовьте команды к преобразованию и оптимизации рабочих процессов с помощью планов управления изменениями.

Автоматизация рабочих процессов имеет множество преимуществ в рамках любой деятельности компании. Она значительно повышает эффективность и производительность, обеспечивая непрерывное совершенствование. Вот несколько ключевых преимуществ автоматизации рабочих процессов.

Повышение эффективности

Автоматизация повторяющихся заданий дает сотрудникам возможность сосредоточиться на более стратегической работе, что повышает общую продуктивность. Автоматизированные процессы позволяют быстрее выполнять задания и действуют в любое время суток, что значительно повышает эффективность.

Уменьшение количества ошибок

Автоматизированные рабочие процессы позволяют свести к минимуму человеческий фактор за счет единообразного выполнения заданий по заранее определенным правилам. Это приводит к повышению точности в таких заданиях, как ввод данных, вычисления и обработка. Кроме того, это позволяет сократить затраты времени и ресурсов на исправление ошибок.

Инструменты для совместной работы

Ваша система отслеживания заданий должна способствовать коммуникации и совместной работе участников команды. Этот инструмент выступает платформой для ведения диалога, обмена документами, предоставления обратной связи и координирования действий. Он помогает улучшить командную работу и гарантировать успех проекта в целом. 

Экономия средств

Автоматизация рутинных задач снижает потребность в ручном труде. Благодаря меньшему количеству ошибок компании экономят на расходах, связанных с их исправлением. Помимо этого, за счет автоматизации рабочих процессов можно оптимизировать распределение ресурсов.

Эффективная совместная работа

Особенности автоматизации рабочих процессов часто способствуют формированию культуры сотрудничества среди участников команды независимо от их местонахождения. Обновления в реальном времени, общие рабочие пространства и автоматические уведомления помогают всем оставаться в курсе событий. Это укрепляет командную работу и позволяет проводить плодотворные собрания.

Масштабируемость

Автоматические рабочие процессы позволяют компаниям справляться с растущей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения штата сотрудников. Это способствует росту бизнеса без ущерба для качества и эффективности.

Гибкие возможности автоматизации рабочих процессов можно увидеть на примере следующих отраслей. 

Здравоохранение. Автоматизация рабочих процессов повышает эффективность и качество обслуживания — от упрощения регистрации пациентов с помощью электронных форм до автоматизации планирования посещений врача и управления лекарствами.

Банковское дело. Программное обеспечение для управления заданиями позволяет автоматизировать обработку займов, улучшить возможности обнаружения мошенничества, поддерживать соответствие требованиям и повысить качество обслуживания клиентов за счет автоматического управления счетами.

Логистика. Оптимизируйте заказы, управление складскими запасами, транспортировку, контроль качества и управление документами.

Розничная торговля. Упростите управление запасами, обработку заказов, обслуживание клиентов и работу магазина.

Страхование. Оптимизируйте обработку заявок, андеррайтинг, соблюдение нормативных требований, обслуживание клиентов и выявление мошенничества. 

Недвижимость. Усовершенствуйте управление собственностью, транзакциями и потенциальными клиентами, а также процессы проверок.

Производство. Используйте рабочие процессы для контроля качества, управления производственными процессами и эффективного оснащения производства необходимыми инструментами.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Чтобы добиться желаемых результатов, важно правильно выбрать инструмент автоматизации рабочих процессов. Вот несколько основных возможностей в решениях по автоматизации рабочих процессов, на которые следует обратить внимание.

Удобство в использовании

В первую очередь, у инструмента должен быть удобный интерфейс и понятный дизайн, чтобы сотрудникам было просто в нем ориентироваться. Это способствует быстрому внедрению и ускоренной окупаемости инвестиций.

Возможности интеграции

Полная интеграция с существующими системами и приложениями чрезвычайно важна для органичного обмена данными между различными инструментами и платформами. Кроме того, она позволяет предотвратить разрозненность данных и по максимуму использовать автоматизацию рабочих процессов.

Возможности настройки и гибкость

Возможность настроить рабочие процессы под конкретные потребности бизнеса имеет решающее значение. Гибкий инструмент автоматизации рабочих процессов можно адаптировать к индивидуальным эксплуатационным требованиям, чтобы обеспечить соответствие стратегическим целям.

Масштабируемость

Решения по автоматизации рабочих процессов должны справляться с растущими объемами работы по мере роста бизнеса. Сюда входит поддержка множества рабочих процессов, пользователей и источников данных без ущерба для производительности и надежности.

Отчеты и аналитика

Подробная отчетность и аналитика незаменимы для оценки эффективности рабочего процесса. Благодаря доступу к аналитическим данным в реальном времени эти возможности позволяют определить области для улучшения и принимать решения на основе данных.

Безопасность

Инструменты автоматизации должны иметь надежные меры безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и журналы, для защиты от несанкционированного доступа и утечек данных.

Доступность на мобильных устройствах

Доступность на мобильных устройствах приобретает все большее значение — благодаря ей сотрудники могут сохранять продуктивность и поддерживать бесперебойность рабочих процессов независимо от географического местоположения.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

Get Jira Automation for free and discover how these features can transform your workflow processes.

Jira’s workflow automation tools can transform how your team works. Whether you’re managing products, leading engineering teams, or running marketing campaigns, Jira helps streamline your process and boost productivity. It’s easy to use, integrates with other tools you already use, and grows with your team. Plus, it keeps your data secure while letting you work from anywhere.

Ready to cut down on repetitive tasks and focus on what matters? Try Jira Workflows to see how Jira can help your team work smarter, not harder.