CN1536518A - 设备采购系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种设备采购系统及方法，该系统包括有一数据库服务器、一应用服务器及分散在不同地域的多个客户端计算机，同时该系统与一电子市集系统和一财务管理系统相连接。该系统设定采购设备的基本资料，按照设备采购历史价格、价格变动范围和当前价格，制定设备招标底价范围，编辑采购计划书，查询竞标公司报价，选择报价在招标底价范围内的公司，根据公司的基本资料和设备采购的历史记录，确定采购设备供货商，并且拟定采购合约。从而，保障设备采购合理运作，提升采购品质。

Description

设备采购系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种设备采购系统及方法，特别是涉及一种公开进行网络招标和竞标的设备采购系统及方法。

【背景技术】

一般的采购包括有寻找供货商、筛选供货商、与供货商进行询价议价及决定供货商的流程。传统的采购作业大多是企业自己完成，即企业自己寻找供货商，并通过电话、传真及电子邮件的方式完成与供货商进行询价议价及确定供货商的流程。

随着网络技术的发展，利用网络竞标可以对采购作业提供新的作业方式。类似实现网络竞标的方法比较多，例如中华民国专利局于2002年5月11日公告的公告号为486655的专利，该专利名称是“网络商品竞标议价电子交易机制”。该专利揭露一种通过开放架构的网络交易平台，提供不同价格段的方式吸引不同公司集体议价的作业方法。该专利所揭露的技术所存在的不足是：由于一般网络竞标和设备采购不同，可能无法实现通过比较设备品质选择合适的供货商，对照市场价格和历史价格选择合适的设备价格，没有办法比较和分析供货商报价，制定合理的采购价格，实现采购供应流线式作业，从而无法实现采购作业的公开化、透明化、合理化。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种设备采购系统及方法，可以根据设备采购历史价格、价格变动范围和当前价格，制定设备招标底价范围。

本发明的另一目的在于提供一种设备采购系统及方法，可以通过比较竞标公司的报价，确定设备供货商。

本发明提供一种设备采购系统及方法，可以设定采购设备的基本资料，按照设备采购历史价格、价格变动范围和当前价格，制定设备招标底价范围，编辑采购计划书，通过电子市集系统发布设备采购招标讯息，查询竞标公司报价，选择报价在招标底价范围内的公司，根据该公司的基本资料和设备采购的历史记录，确定采购设备供货商，拟定采购合约，保障设备采购合理运作，提升采购品质。设备采购系统及方法采用三层架构，即数据库服务器、应用服务器及多个客户端计算机，建立资料集中存储和分布应用的系统。

本发明提供一种设备采购系统，其包括一数据库服务器，用于存储与设备采购相关的资料和一设备采购表；一应用服务器，用于制定设备招标底价范围，编辑采购计划书，查询竞标公司报价，选择报价在招标底价范围内的公司，根据公司的基本资料和设备采购历史记录，确定采购设备供货商，拟定采购合约；多个客户端计算机，分散于不同地域，可以查询设备采购资料。

电子市集系统和财务管理系统协助设备采购系统的运行。电子市集系统，是进行设备采购招标、竞标的平台，汇总竞标公司的基本资料，整合竞标公司的报价；财务管理系统，用于制定设备采购价格变动范围。

本发明还提供一种设备采购方法，其包括如下步骤：(a)设定采购设备的基本资料，整合设备采购资料；(b)对照财务管理系统提供的设备价格变动范围和登录电子市集系统查询的当前价格制定设备招标底价范围；(c)编辑采购计划书，公开采购设备招标；(d)判断竞标公司报价是否在招标底价范围内，如果不在招标底价范围内，则排除竞标公司，如果在招标底价范围内，则查看竞标公司的基本资料和采购设备历史记录；(e)确定是否采购竞标公司提供的设备，如果确定，则发送设备订购通知和采购合约。

通过本发明提供的设备采购系统及方法，可以自动简化采购作业的繁复步骤，确定理想的设备来源，分析和比较供货商报价，实现采购设备价格透明合理，提升采购设备的品质。

【附图说明】

图1是本发明设备采购系统及方法的系统架构图。

图2是本发明设备采购系统及方法的应用服务器构成图。

图3是本发明设备采购系统及方法的设备采购表示意图。

图4是本发明设备采购系统及方法的设备采购流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明设备采购系统及方法的系统架构图。该设备采购系统7包括一数据库服务器1、一应用服务器2、多个客户端计算机4及连接上述设备的网络3。设备采购系统7经由网络3与电子集市系统5和财务管理系统6相连接，从而实现设备采购招标、竞标和决标的整体流程。所述电子市集系统5，是进行设备采购招标、竞标的平台，汇总竞标公司的基本资料，整合竞标公司的报价；财务管理系统6，用于制定设备采购价格变动范围。

在本发明设备采购系统7中：数据库服务器1，用于存储与设备采购相关的资料及一设备采购表30；应用服务器2，用于制定设备招标底价范围，编辑采购计划书，并以设备名称作为查询条件查询电子市集系统5获得该设备的当前价格，接收电子市集系统5传送的竞标公司的基本资料及报价，选择报价在招标底价范围内的公司，根据该公司的基本资料和设备采购历史记录，确定采购设备供货商，拟定采购合约；客户端计算机4，分散于不同地域，可以查询设备采购资料；设备采购表30，记录设备采购的相关资料，如设备名称、设备类型、历史价格、价格变动范围、供货商记录、供货商品质及当前价格，该设备采购表30的详细介绍参照第三图所述。

如图2所示，是本发明设备采购系统及方法的应用服务器构成图。该应用服务器2包括一设备基本资料维护模块20、一采购资料维护模块21、一招标底价制定模块22、一编辑采购计划书模块23、一合约拟定模块24及一通知发送模块25。其中设备基本资料维护模块20，记录设备的基本资料，如设备名称及设备类型等；采购资料维护模块21，用于整合设备采购资料，记录设备采购的当前价格和供货商资料，并更新存储在数据库服务器1的设备采购的历史记录；招标底价制定模块22，用于按照设备采购历史价格、价格变动范围和当前价格，制定设备招标底价范围；编辑采购计划书模块23，用于提供设备采购计划书模板，以供相关人员根据所述计划书模板编辑设备采购计划书，并将所述采购计划书存储于数据库服务器1中；合约拟定模块24，用于提供按照法律程序制定的采购合约模板，以供相关人员根据所述合约模板拟定设备采购合约，并将所述设备采购合约存储于数据库服务器1中；通知发送模块25，用于将设备采购招标结果和采购合约通过电子邮件方式发送至供货商，同时在电子市集系统5公布招标结果。

如图3所示，是本发明设备采购系统及方法的设备采购表示意图。数据库服务器1存储的设备采购表30记录设备采购的相关资料。设备采购表30包括以下字段：序号300、设备名称301、设备类型302、历史价格303、价格变动范围304、供货商记录305、供货商品质306及当前价格307。其中序号300，记录存储在数据库服务器1的每一设备的采购历史记录的编号；设备名称301，记录设备的具体名称；设备类型302，记录按照设备的不同性质或者采购的不同标准设定的设备类型，可以根据公司的需要进行变化；历史价格303，记录曾经采购相同名称的设备的历史采购价格，所述历史价格为制定招标底价范围提供参考；价格变动范围304，记录财务管理系统6提供的设备价格可以变动调整的范围；供货商记录305，记录曾经提供相同名称设备的供货商的基本资料；供货商品质306，记录曾经提供相同名称设备的供货商的产品质量和售后服务质量的好坏程度；当前价格307，记录通过设备名称301作为查询条件查询电子市集系统5，所获得此设备的当前价格。

如图4所示，是本发明设备采购系统及方法的设备采购流程图。设备采购系统7应用在单一服务器对多重客户机的工作环境，同时连接多层系统平台，具备易扩展和易管理等特点。针对需要采购的设备，调用设备基本资料维护模块20，维护需要采购的设备的基本资料(步骤S400)。以设备名称301作为查询条件查询财务管理系统6，获得该设备的历史价格303及价格变动范围304，并将所获得的资料分别记录于历史价格303字段及价格变动范围304字段中(步骤S401)。以设备名称301作为查询条件查询电子市集系统5，获得需要采购的设备的当前价格，记录在设备采购表30的当前价格307字段中(步骤S402)。调用招标底价制定模块22，根据设备采购表30提供的历史价格303和价格变动范围304计算该设备的大概价格，对照当前价格307，制定设备招标底价范围(步骤S403)。采购作业人员根据编辑采购计划书模块23提供的采购计划书模板、设备采购资料和招标底价范围制定采购计划书，并通过编辑采购计划书模块23将所述采购计划书存储于数据库服务器1中(步骤S404)。设备采购系统7将上述的采购计划书传送给电子市集系统5，并通过电子市集系统5发布采购设备招标讯息(步骤S405)。设备采购系统7接收电子市集系统5传送的竞标公司的基本资料及报价，并判断竞标公司的报价是否在招标底价范围内(步骤S406)，如果竞标公司的报价不在招标底价范围内，则排除该竞标公司(步骤S407)；如果竞标公司的报价在招标底价范围内，则查看该竞标公司的基本资料，同时对照设备采购表30此设备的供货商记录305和供货商品质306(步骤S408)，判断是否采购该竞标公司提供的设备(步骤S409)，如果确定采购该竞标公司提供的设备，则根据合约拟定模块24提供的合约模板，制定设备采购合约，并将采购合约利用通知发送模块25发送给该竞标公司(步骤S410)。

Claims (12)

1.一种设备采购系统，采用数据库服务器、应用服务器及多个客户端计算机三层架构，连接有电子市集系统和财务管理系统，对设备采购进行作业，其特征在于，其中：

数据库服务器，用于存储与设备采购相关的资料和设备采购表，所述设备采购表记录有设备名称和历史价格等资料；

应用服务器，用于整合采购设备的基本资料，查询财务管理系统获得该设备的价格变动范围，查询电子市集系统获得该设备的当前价格，根据历史价格、价格变动范围确定招标底价范围，并根据价格变动范围及获得自电子市集系统传送的竞标公司的基本资料及报价，确定设备采购的竞标公司；

客户端计算机，可以查询设备采购资料。

2.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一设备基本资料维护模块，用于设定采购设备的基本资料，所述采购设备的基本资料包括有设备名称和设备类型等。

3.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一采购资料维护模块，用于整合设备采购资料，记录设备采购的价格和供货商资料。

4.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一招标底价制定模块，用于按照设备采购历史价格、价格变动范围和当前价格，制定设备招标底价范围。

5.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一编辑采购计划书模块，用于提供设备采购计划书模板，并存储根据该采购计划书模板制订的采购计划书。

6.如权利要求5所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还将采购计划书传送给电子市集系统。

7.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一合约拟定模块，用于提供按照法律程序制定的采购合约模板，相关人员通过所述合约模板，拟定设备采购合约。

8.如权利要求1所述的设备采购系统，其特征在于，应用服务器还包括有一通知发送模块，用于将设备采购招标结果和采购合约通过电子邮件方式发送给供货商。

9.一种设备采购方法，通过一设备采购系统进行设备的采购作业，其特征在于，包括：

(a)设备采购系统整合需要采购的设备的基本资料；

(b)设备采购系统查询财务管理系统获得设备的价格变动范围；

(c)设备采购系统查询电子市集系统获得设备的当前价格；

(d)根据设备的价格变动范围、当前价格及历史价格制定设备招标底价范围，所述历史价格存储于设备采购系统的数据库服务器中；

(e)提供设备采购计划书模板，并将根据采购计划书模板制定的采购计划书传送给电子市集系统；

(f)根据电子市集系统发送的竞标公司的报价，判断竞标公司报价是否在招标底价范围内，如果在招标底价范围内，则查看竞标公司的基本资料和设备采购历史记录；

(g)确定是否采购竞标公司提供的设备，如果确定，则发送设备订购通知和采购合约给供货商。

10.如权利要求9所述的设备采购方法，其特征在于，步骤(f)包括如果不在招标底价范围内，则排除竞标公司的步骤。

11.如权利要求9所述的设备采购方法，其特征在于，步骤(g)包括提供合约模板，通过所述合约模板，拟定设备采购合约的步骤。

12.如权利要求9所述的设备采购方法，其特征在于，步骤(g)包括将设备采购招标结果和采购合约通过电子邮件方式发送至供货商，同时在电子市集系统公布招标结果的步骤。

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