全社共有カレンダーをネクストセットのM365アドオンツールに入れ替えたアーキテクト・ディベロッパーの取り組み

M365への集約を機に新たなカレンダーツールを模索

2008年創業でいま急成長を遂げている不動産会社、アーキテクト・ディベロッパー。東京・銀座に本社を置き、不動産の仕入れから設計・施工、賃貸管理までをワンストップで手がけ、賃貸集合住宅を提供している。ベンチャースピリットと風通しの良い社風、そして「美しい暮らし方を住まいから」という理念のもと、データとファイナンスを活用し、首都圏を中心に管理戸数5万5千戸超、入居率が13年連続で99％以上という高い水準の管理実績を有している。現在はM&Aを活発に進めており、さらなる成長が期待される企業だ。

社名を現在のアーキテクト・ディベロッパーに変更した2022年、今後はインフラ自体が情報そのものに変わっていくだろうという見通しのもと、それまでの情報システム部を情報管理部へと改組。PC・スマートフォンやネットワークをはじめとするインフラまわり及びセキュリティの強化に注力し、業務内容もDXの進み具合に合わせて変革を続けている。

同社では社名変更に1年先立つ2021年春頃から、社員が業務で用いるカレンダーツールの刷新を検討し始めていた。当時の状況を、情報管理部課長の狩谷高基氏が次のように語る。

「当社ではもともとGoogle WorkspaceとMicrosoft Exchange Serverを併用していたのですが、アカウント費用が二重に発生することから、どちらかに一本化しようという話が出ていました。そこで検討の末、最終的にExchange Serverを選定し、社内コミュニケーションシステムもMicrosoft 365（以下、M365）に集約することになったのですが、Outlookのカレンダーは個人で使う手帳としてはとても優秀で使い勝手が良いものの、社内で使うとなるとホワイトボードの行動予定表のように他の社員の予定を一目で確認できる閲覧性がないため、UIに難を感じていたのです」（狩谷氏）

そこで、カレンダーをベースとした新たなコミュニケーションツール選びをスタートした同社。3つほどのツールを比較検討した結果、選定したのがM365のアドオンツールである「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」（以下、組織カレンダー）だった。

見やすさ・使いやすさ・安さ・便利さを評価

2018年に現在の情報管理部で業務を始め、組織カレンダーの選定・導入を現場でリードする立場でもあった同部情報管理課主任の各川一生氏が、当時の状況を振り返る。

「ネクストセットの組織カレンダーを採用することになった一番の理由は、他の社員の予定や、会議に出席する人・空いている会議室などが見やすく、閲覧性が高いことでした。それまで使っていたカレンダーツールと見た目に近い部分が多く、入れ替えても多くの社員が迷わず使えそうだと感じたことも大きな理由です。また、壁のホワイトボードと同様に誰もが閲覧したり書き込んだりできる点、比較した他のツールと比べて安価な点、カレンダーデータをOutlookやTeamsなどで利用できる点なども魅力的でした」（各川氏）

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  株式会社アーキテクト・ディベロッパー 各川一生氏

見やすさ、使いやすさが最大の理由だと各川氏は強調するが、UIが旧カレンダーツールと似通っていた点については、導入後にそのメリットを強く実感したという。

「私は以前、ユーザーのヘルプデスク業務に携わっていたこともあるのですが、UIが全く異なるツールを導入すると最初は戸惑いが大きいですし、慣れるまでにも時間がかかります。となれば当然、問い合わせも多くなってしまうわけですが、組織カレンダーは旧ツールとUIが似ていたので、実際のところ問い合わせはほとんどありませんでした」（各川氏）

狩谷氏も、問い合わせは導入直後のわずかな時期を除いてほぼなかったと記憶しており、「いまでは全くありません。やはりUIが似ている点も含めて、組織カレンダーが誰にとっても使いやすいツールだからだと思いますね」と手応えを話す。

組織カレンダーの採用を決定したのは2021年秋頃のこと。そこからおよそ半年の準備期間を経て、2022年春から運用を開始した。運用開始時期は社名変更に合わせたもので、あらかじめ決められたスケジュールだったという。

この約半年の間は、会議室予約に関する部分の技術検証に時間がかかったと狩谷氏は回顧する。

「まずは利用開始にあたり、Active Directoryにアカウントを登録しないと会議室予約ができないことや、他人が予約した会議が削除されてしまうといった問題があり、若干の工夫を加えて運用開始につなげていきました。その際の技術的仕様の理解には苦労した部分もあったのですが、ただ苦労という苦労はその程度で、あとはカレンダーを見やすくするため組織ツリーや会議室をどう表現するか、エンドユーザーの立場で試行錯誤したくらいですね」（狩谷氏）

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  株式会社アーキテクト・ディベロッパー 狩谷高基氏

約半年の期間を要したのは、以前利用していたGoogle WorkspaceからExchange Serverへと、カレンダーデータを含めた膨大なデータを移動するのに時間がかかったからだと各川氏。しかしその移動に伴うデータ修正作業についても、組織カレンダーではかなり楽にできたと振り返った。

実感した閲覧性の高さと社内問い合わせの少なさ、そして工数削減効果

新カレンダーツールとして運用開始して以降、組織カレンダーは全社共有のカレンダーとして、社員のスケジュール登録・確認や会議室予約に利用され、さらにはToDoリストとして活用する社員も多いという。狩谷氏は、他の社員の予定をスマートフォンから手軽に確認でき、かつ電話の必要があればスケジュール上から直接電話をかけたり転送したりできる点で「業務効率が大きく上がりました」と評価する。

また各川氏は、カレンダー上で全社共通で使える色付きのタグ機能を活用することで、予定されている会議が社内会議なのか社外との打ち合わせなのかといった属性をすぐ判別でき、便利に使えていると話す。

「社員にはこちらから使い方を指定しているというより、自由に使っている社員が多いと感じています。銀座の本社以外の支店で働く社員や、M&Aで子会社となった会社の社員についてもスケジュールを手軽に確認できるので、拠点を越えた打ち合わせも設定しやすいですね。当社は社員数が年々増えており、現在では子会社を合わせて800人以上が組織カレンダーを日々便利に利用しています」（各川氏）

社員からは、各川氏も挙げた色付きのタグ機能が使える点、データベースにExchangeを使っているためOutlookカレンダーと同じものが見える点、そしてここまでにも出てきた視認性の高さや一覧表示性に優れている点を評価する声が多いとのことだ。

「とにかく問い合わせがないというのが、ユーザーがシンプルに迷いなく使えているという証しなので、運用担当部門としてはうれしい限りですね」と各川氏。なお、問い合わせについては、狩谷氏が「いまでは全くない」と話した通り、新たに入社した社員からの問い合わせもないとのことだ。

この問い合わせの少なさに加えて、運用担当部門として組織カレンダーを導入して良かった点、メリットに感じている点については以下のような話が聞かれた。

「M365と連携している点が強みと感じます。当社は人事異動や組織改廃が多く、それらが発生するとカレンダーツール上の情報更新も必要となります。その点、組織カレンダーはPowerShellのコマンド操作によって、大規模な人事異動等が発生した場合も少ない工数で迅速に対応することが可能なので、かなりの工数削減を実感しています。あくまで個人的な体感ですが、情報を複数のデータベースに登録しなければならなかった従来と異なり、M365のExchange一つに登録すればよくなったので、人事異動の対応工数は半分から3分の1で済んでいる感覚です」（各川氏）

多彩なアドオンからニーズに応じたツール導入に関心

一方、運用面で気をつけていることについては次のように話す。

「人事異動や組織改廃が多いことから、グループメールアドレスや共有メールボックスを追加すると、組織カレンダー上には不要なアドレスを含めて情報が表示されてしまいます。そのため毎月2回、不要な情報の非表示設定を定期的に実施しています。ただ先ほど話したように、PowerShellのコマンドを使って簡単に行えるので、作業を負担に感じることは正直ありません。とにかく、そうした作業に関しても工数が少なく、運用コストはとても低いと実感しています」（各川氏）

今後について、ネクストセットの他のアドオンツールを追加で採用する具体的な予定は現在のところないというが、「例えば、会議室内に予定時刻終了が近づくとお知らせする案内モニターを設置しようという案が上がっており、その際はネクストセットのツールも検討対象になると考えています」と狩谷氏。

一方の各川氏は「会議室やイベント予約時に空いている施設・時間帯・メンバーを自動判定する機能があればより便利になると考えています。ネクストセットには実に多彩なアドオンツールが用意されているので、ニーズにフィットするものがあればぜひチェックしたいですね」と、今回の導入を機に興味を抱いているようだ。

最後に、ネクストセットのアドオンツールを今後導入する企業に向けて、狩谷氏から次のようなメッセージをいただいた。

「業務目的を具体的・明確にすることが重要です。業務効率化、セキュリティ強化といったはっきりした目的を持つことで、効果的なアドオンツールを選択できるはず。リーズナブルな製品なので、目的を明確にすれば経営層に対しても説得力が生まれますし、導入に向けて大きく踏み出せると思います」

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